CRM-система на заказ: когда готовая не подходит и как разработать свою

Готовые облачные CRM закрывают задачи большинства отделов продаж: воронка сделок, задачи, интеграции с телефонией. Но многие компании через несколько месяцев использования понимают, что программа не отражает их реальные процессы: нужны другие этапы, поля, документы, отчёты, а доработки невозможны или стоят дорого. В таких случаях стоит рассмотреть CRM-систему, разработанную под компанию.

Признаки того, что готовая CRM не подходит

• сотрудники ведут параллельный учёт в таблицах, потому что в CRM не хватает нужных полей и связей;
• процесс компании не укладывается в линейную воронку: есть производство, логистика, согласования, повторные циклы;
• нужны интеграции с собственными системами, которые готовая CRM не поддерживает;
• стоимость подписки растёт с каждым новым сотрудником;
• данные нужно хранить на собственном сервере;
• отчёты, которые нужны руководителю, невозможно построить.

Что входит в CRM на заказ

Клиенты и контакты

Карточки компаний и контактных лиц с историей взаимодействия, документами и связанными сделками.

Заявки и сделки

Этапы, которые соответствуют вашему процессу, а не шаблону. Обязательные поля на каждом этапе, автоматические переходы.

Задачи и напоминания

Звонки, встречи, отправка документов — с ответственными и сроками.

Документы

Шаблоны коммерческих предложений, договоров, счетов с автоматической подстановкой данных.

Роли и права

Менеджер видит своих клиентов, руководитель — отдел, директор — всё. Журнал действий.

Отчёты и дашборды

Показатели, которые нужны именно вам: конверсия по этапам, выручка по менеджерам, источники клиентов, сроки обработки.

Специфические модули

То, ради чего часто и делают свою CRM: учёт объектов, производства, складских остатков, рейсов, посылок, абонементов — в зависимости от бизнеса.

Интеграции

• сайт — заявки попадают в CRM автоматически с источником. Подробнее — в статье сайт и CRM;
• мессенджеры и телефония — переписка и звонки в карточке клиента;
• 1С — счета, оплаты, остатки;
• почта — отправка документов и уведомлений;
• боты — уведомления сотрудникам и клиентам.

Этапы разработки

1. Изучение процессов — как сейчас проходит работа, где теряются заявки и время.
2. Техническое задание — роли, сущности, экраны, интеграции, отчёты.
3. Прототипы интерфейсов — согласование до начала разработки.
4. Разработка по этапам — сначала базовые модули, чтобы система начала работать раньше.
5. Перенос данных из таблиц или прежней системы.
6. Внедрение и обучение сотрудников.
7. Развитие — доработки по мере использования.

Почему важно запускаться поэтапно

Попытка сразу описать и реализовать «идеальную» систему растягивает проект на долгие месяцы и часто заканчивается тем, что к моменту запуска процессы уже изменились. Правильнее запустить базовую версию — клиенты, заявки, задачи — за несколько недель и развивать её по реальному использованию.

Мой опыт

Я разрабатываю внутренние системы для компаний: систему табеля, KPI и зарплаты для DanaBaby, учёт и отслеживание посылок с Telegram-ботом для карго-компании, корпоративное файловое облако для туроператора. Каждая из них сделана под конкретные процессы, а не по шаблону.

Технологии

Разрабатываю на Laravel, интерфейсы — на Filament: это даёт удобные таблицы, фильтры, формы и права доступа на русском языке, а также быструю разработку новых модулей. Система размещается на вашем сервере или хостинге, код принадлежит компании. Подробнее — в статье почему Laravel.

Сроки и стоимость

Стоимость зависит от количества ролей, модулей и интеграций. Базовую версию можно запустить за несколько недель, а дальше развивать по этапам. Оценку готовлю после изучения процессов.

Сравнение затрат

При сравнении с готовой CRM учитывайте не только стоимость разработки, но и подписку за каждого пользователя на несколько лет вперёд, стоимость доработок и потери от того, что программа не соответствует процессам. Для команды из десятков сотрудников собственная система нередко оказывается выгоднее уже через пару лет.

Мобильный доступ и уведомления

Менеджеры по продажам часто работают вне офиса. Важно, чтобы CRM открывалась с телефона, а о новых заявках и задачах сотрудники узнавали из уведомлений в мессенджере, не держа систему постоянно открытой.

Частые ошибки

• начинать разработку без описания процессов;
• пытаться автоматизировать всё сразу;
• не привлекать к проектированию сотрудников, которые будут работать в системе;
• забыть о переносе данных из старых таблиц;
• не назначить ответственного за внедрение.

Частые вопросы

Можно ли начать с готовой CRM, а потом перейти на свою? Да, данные из готовой CRM можно перенести через экспорт.

Кто будет поддерживать систему? Я сопровождаю разработанные системы: обновления, доработки, исправления. Код написан по стандартам Laravel, поэтому при необходимости с ним сможет работать и другой разработчик.

Можно ли пользоваться CRM с телефона? Да, интерфейс адаптируется под мобильные устройства.

Итог

CRM на заказ оправдана, когда готовые решения заставляют подстраивать бизнес под программу. Собственная система повторяет ваши процессы, связана с вашими сервисами и принадлежит компании. Если вы задумываетесь о своей CRM, оставьте заявку — разберу процессы и предложу план. Подробнее — на странице CRM и личных кабинетов.